Die Kunst der Kommunikation: Wie man eine Terminverschiebung professionell meistert

Die Kunst der Kommunikation: Wie man eine Terminverschiebung professionell meistert

Niemand hört gerne, dass ein lang geplanter Termin verschoben werden muss. Für den Kunden bedeutet es eine Umstellung seiner eigenen Pläne und eine Verzögerung seines Projekts. Deshalb ist die Art und Weise, WIE wir eine wetterbedingte Verschiebung kommunizieren, fast genauso wichtig wie der Grund dafür. Eine transparente, proaktive und lösungsorientierte Kommunikation kann aus einer potenziell frustrierenden Situation eine Demonstration von Professionalität und Engagement für Qualität machen.

1. Proaktivität statt Reaktivität: Warten Sie nicht bis zum Morgen des Drehtages. Beobachten Sie die Wettervorhersage mehrere Tage im Voraus. Sobald sich eine ungünstige Prognose abzeichnet, informieren Sie den Kunden frühzeitig. Sagen Sie etwas wie: „Wir behalten das Wetter für unseren Dreh am Freitag genau im Auge. Aktuell sieht die Prognose nicht ideal aus. Wir treffen die endgültige Entscheidung am Donnerstagnachmittag, wollten Sie aber schon jetzt vorwarnen, damit Sie sich darauf einstellen können.“ Das zeigt Voraussicht und respektiert die Zeit des Kunden.

2. Erklären Sie das „Warum“, nicht nur das „Was“: Sagen Sie nicht einfach: „Wir müssen wegen des Wetters verschieben.“ Erklären Sie den Qualitätsanspruch dahinter. „Um die helle und positive Atmosphäre zu gewährleisten, die wir für Ihren Imagefilm anstreben, benötigen wir konstantes Sonnenlicht. Die aktuelle Vorhersage mit starker, wechselnder Bewölkung würde zu inkonsistenten und qualitativ minderwertigen Aufnahmen führen. Das wollen wir für Ihr Projekt unbedingt vermeiden.“ So versteht der Kunde, dass die Entscheidung in seinem besten Interesse getroffen wird.

3. Bieten Sie sofort Lösungen an: Seien Sie vorbereitet. Schlagen Sie direkt ein oder zwei alternative Termine vor. „Wir müssen den Dreh leider verschieben. Könnten Sie sich den kommenden Montag oder Dienstag als Ersatz vorstellen? Das Wetterfenster sieht dort laut Prognose perfekt aus.“ Dies zeigt, dass Sie bereits weitergedacht haben und aktiv an einer Lösung arbeiten, anstatt nur ein Problem zu präsentieren.

4. Bestätigen Sie den Wert der Entscheidung: Rahmen Sie die Verschiebung als eine Investition in den Erfolg des Endprodukts. „Wir sind überzeugt, dass sich die kurze Wartezeit auszahlen wird und wir so ein Ergebnis erzielen, das Ihre Marke optimal repräsentiert.“

Eine gute Kommunikation schafft Vertrauen. Ein Kunde, der versteht, dass sein Dienstleister keine Kompromisse bei der Qualität eingeht, wird die Verschiebung eher als Zeichen von Professionalität denn als Unannehmlichkeit sehen.

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