Beitrag 9: Die Macht der kleinen Dinge – MyDrives Gratis-Accounts als flinke Helfer

Beitrag 9: Die Macht der kleinen Dinge – MyDrives Gratis-Accounts als flinke Helfer

In unserer umfassenden und auf große Datenmengen ausgelegten Speicherstrategie, die auf Terabytes an Cloud-Speicher und leistungsstarken NAS-Systemen basiert, könnte man leicht die kleinen, unscheinbaren Helfer übersehen. Doch wahre Effizienz zeigt sich oft im Detail und in der Fähigkeit, auch kleine Ressourcen optimal zu nutzen. Ein perfektes Beispiel hierfür ist die Integration von zwei kostenlosen Cloud-Speicher-Accounts des Anbieters MyDrive, jeder mit einer Kapazität von „nur“ 500 Megabyte. In diesem Beitrag möchten wir beleuchten, warum diese kleinen Speicher eine überraschend wichtige Rolle in unserem Workflow spielen und wie sie, dank RAIDrive, zu flinken und wertvollen Werkzeugen geworden sind.

Auf den ersten Blick mögen 500 MB im Vergleich zu unserem 3-TB-Musikarchiv oder den 500-GB-Projektlaufwerken wie ein Tropfen auf den heißen Stein wirken. Man könnte fragen: Was kann man mit so wenig Speicherplatz schon anfangen? Die Antwort liegt in der Spezialisierung und im gezielten Einsatz. Wir nutzen diese beiden MyDrive-Accounts nicht für große Projekte oder zur Archivierung, sondern als eine Art „digitales Klemmbrett“ oder als „schnellen Briefkasten“ für den unkomplizierten Austausch kleinerer bis mittelgroßer Dateien. Denken Sie an Anwendungsfälle wie das schnelle Versenden eines finalen Audio-Jingles an einen externen Partner, das Teilen eines PDF-Dokuments zur schnellen Freigabe oder das Übertragen von Logodateien und Social-Media-Grafiken. Für solche Aufgaben wäre es übertrieben, die großen Projektlaufwerke zu bemühen. Ein schneller, schlanker und dedizierter Kanal ist hier wesentlich effizienter. Die Nutzung von kostenlosen Accounts für diesen Zweck hat mehrere Vorteile. Erstens sind sie, wie der Name schon sagt, kostenlos und verursachen somit keine zusätzlichen Betriebskosten. Zweitens sind sie durch ihre Begrenzung ideal für den temporären Austausch. Da der Platz begrenzt ist, ist man gezwungen, die Laufwerke regelmäßig aufzuräumen, was verhindert, dass sie zu unübersichtlichen Datenfriedhöfen werden. Sie bleiben stets schlank und agil.

Der eigentliche Clou ist aber auch hier wieder die nahtlose Integration durch RAIDrive. Ohne RAIDrive wären diese Accounts nur über den Webbrowser zugänglich, was den Workflow unterbrechen und den Prozess umständlich machen würde. Durch die Einbindung als separate Laufwerke (z.B. X: und Y:) in den Windows Explorer werden sie zu vollwertigen Bestandteilen unseres Systems. Ein Mitarbeiter kann eine Datei einfach per Drag-and-Drop auf das entsprechende MyDrive-Laufwerk ziehen. Im Hintergrund wird die Datei in die Cloud hochgeladen. Der Empfänger, der ebenfalls Zugriff auf diesen Account hat (und ihn ebenfalls per RAIDrive eingebunden hat), sieht die Datei sofort auf seinem „Klemmbrett“-Laufwerk erscheinen. Es ist so einfach wie das Speichern in einem lokalen Ordner, aber mit der Reichweite und Verfügbarkeit der Cloud. Diese Einfachheit führt zu einer hohen Akzeptanz und Nutzung. Anstatt eine E-Mail zu schreiben, die Datei anzuhängen und zu hoffen, dass sie nicht im Spam-Filter landet oder die Postfachgröße des Empfängers sprengt, wird die Datei einfach in den geteilten Ordner „gelegt“. Das ist schneller, zuverlässiger und vermeidet überflüssigen E-Mail-Verkehr. Wir haben die beiden Accounts thematisch getrennt, um die Übersichtlichkeit zu wahren. Ein Account könnte beispielsweise für die interne Kommunikation zwischen zwei bestimmten Mitarbeitern genutzt werden, während der andere als Austauschpunkt für einen externen Dienstleister dient. Die Flexibilität ist hier enorm.

Die Integration dieser kleinen, kostenlosen Speicher zeigt einen wichtigen Aspekt unserer Philosophie: „Right-Sizing“. Das bedeutet, für jede Aufgabe die richtige Ressource in der richtigen Größe zu verwenden. Es ist nicht immer die größte und leistungsstärkste Lösung die beste. Manchmal ist eine kleine, spezialisierte und agile Lösung weitaus effizienter. Es ist wie im Handwerk: Man benutzt auch nicht für jede Schraube den größten Hammer. Unsere Speicherstrategie ist wie ein gut sortierter Werkzeugkasten. Wir haben die schweren Hämmer (unser 3-TB-Archiv), die soliden Allround-Werkzeuge (die 500-GB-Projektlaufwerke) und eben auch die kleinen, feinen Schraubendreher für die filigranen Aufgaben – unsere MyDrive-Accounts. Diese kleinen Helfer sind ein Beweis dafür, dass eine durchdachte IT-Infrastruktur nicht nur aus großen Investitionen, sondern auch aus der cleveren Nutzung von dem besteht, was frei verfügbar ist. Sie sind die unscheinbaren Helden, die unseren Alltag einfacher, schneller und effizienter machen.