Produktivität hoch zwei: Strategien für maximale Effizienz beim Wechsel zwischen Standorten

Die Möglichkeit, an zwei Standorten zu arbeiten, verspricht Flexibilität und eine bessere Work-Life-Balance. Doch wie stellt man sicher, dass die Produktivität nicht unter dem ständigen Wechsel zwischen Homeoffice und Unternehmensbüro leidet? Die Herausforderung besteht darin, die Vorteile beider Umgebungen optimal zu nutzen und gleichzeitig typische Produktivitätskiller wie mangelnde Struktur, Ablenkungen oder ineffizientes Zeitmanagement zu vermeiden. Es geht darum, Synergien zu schaffen und eine Arbeitsweise zu entwickeln, die es erlaubt, an beiden Orfen konzentriert und effizient zu agieren. Dieser Beitrag beleuchtet bewährte Strategien, um Ihre Produktivität im Hybridmodell auf ein neues Level zu heben.

Standortspezifische Produktivitätsstrategien: Das Beste aus beiden Welten

Nicht jede Aufgabe ist für jeden Arbeitsort gleich gut geeignet. Eine bewusste Planung, welche Tätigkeiten wo erledigt werden, kann die Effizienz erheblich steigern.

• Das Homeoffice nutzen für konzentrierte Einzelarbeit: Das eigene Zuhause bietet oft die Ruhe und Ungestörtheit, die für Aufgaben erforderlich ist, die hohe Konzentration erfordern. Sogenannte „Deep Work“-Phasen, in denen man ungestört an komplexen Problemen arbeitet, lassen sich hier oft besser realisieren. Nutzen Sie die Homeoffice-Tage gezielt für das Schreiben von Berichten, das Entwickeln von Konzepten, Programmierarbeiten oder andere Tätigkeiten, die einen ununterbrochenen Fokus benötigen.
• Das Büro nutzen für kollaborative Aufgaben und sozialen Austausch: Das Unternehmensbüro bleibt der zentrale Ort für direkte Interaktion. Planen Sie Meetings, Brainstorming-Sessions, Workshops und Teambesprechungen bevorzugt für die Tage ein, an denen Sie und Ihre Kollegen vor Ort sind. Der spontane Austausch an der Kaffeemaschine, das schnelle Feedback im direkten Gespräch oder das gemeinsame Arbeiten an einem Whiteboard sind schwer digital zu ersetzen und fördern Kreativität und Teamgeist. Auch für Onboarding-Prozesse oder Mentoring-Gespräche ist die physische Präsenz oft vorteilhaft.

Der Schlüssel liegt in der bewussten Zuweisung von Aufgaben zu dem Ort, der ihre Erledigung am besten unterstützt. Erstellen Sie Wochenpläne, die diese standortspezifischen Vorteile berücksichtigen.

Zeitmanagement-Techniken im Hybridmodell: Herr der eigenen Zeit werden

Gutes Zeitmanagement ist im hybriden Arbeitsmodell noch wichtiger, da die äußeren Strukturen des klassischen Bürotages teilweise wegfallen. Folgende Techniken können helfen:

• Die Pomodoro-Technik: Arbeiten Sie in fokussierten Intervallen (z.B. 25 Minuten), gefolgt von einer kurzen Pause (z.B. 5 Minuten). Nach vier „Pomodori“ legen Sie eine längere Pause ein. Diese Technik hilft, die Konzentration hochzuhalten und Prokrastination zu vermeiden. Sie lässt sich sowohl im Homeoffice als auch im Büro anwenden.
• Time Blocking: Reservieren Sie in Ihrem Kalender feste Zeitblöcke für bestimmte Aufgaben oder Aufgabentypen. Dies gilt nicht nur für Meetings, sondern auch für konzentrierte Arbeitsphasen. Sie können auch ganze Tage oder Tageshälften für bestimmte Standorte und die dort anfallenden Aufgaben blocken.
• Die Eisenhower-Matrix: Teilen Sie Ihre Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit ein (wichtig/dringend, wichtig/nicht dringend, nicht wichtig/dringend, nicht wichtig/nicht dringend). So können Sie Prioritäten klar setzen und sich auf das Wesentliche konzentrieren, unabhängig vom Arbeitsort.
• Die Wichtigkeit von Pausen: Regelmäßige Pausen sind essentiell, um die Leistungsfähigkeit zu erhalten. Gerade im Homeoffice neigt man dazu, Pausen zu vergessen. Planen Sie kurze Erholungspausen aktiv ein – sei es ein kurzer Spaziergang, Dehnübungen oder einfach nur ein paar Minuten abseits des Bildschirms. Auch hier kann die richtige Musik von Studio Enns Live helfen, abzuschalten und neue Energie zu tanken.

Routinen und Rituale für den Wechsel: Struktur schafft Sicherheit

Der Wechsel zwischen zwei Arbeitsorten kann anfangs herausfordernd sein. Routinen und Rituale helfen, diesen Übergang geschmeidig zu gestalten und mental im richtigen Modus anzukommen.

• „Arbeitsweg“ im Homeoffice simulieren: Auch wenn der Weg ins Heimbüro nur wenige Schritte beträgt, kann ein kleines Ritual helfen, den Arbeitstag zu beginnen und zu beenden. Ein kurzer Spaziergang um den Block vor Arbeitsbeginn oder nach Feierabend kann die mentale Trennung zwischen Arbeit und Freizeit unterstützen.
• Klare Start- und Endzeiten definieren: Legen Sie auch im Homeoffice feste Arbeitszeiten fest und kommunizieren Sie diese gegebenenfalls. Dies hilft, Überarbeitung zu vermeiden und eine klare Struktur beizubehalten.
• Packlisten für den Standortwechsel: Erstellen Sie eine Checkliste mit allen Dingen, die Sie für den Wechsel zwischen Büro und Zuhause benötigen (Laptop, Ladekabel, Notizbuch, Headset etc.), um sicherzustellen, dass Sie nichts Wichtiges vergessen. Mit der Zeit wird das Packen zur Routine.
• Mentale Vorbereitung: Nehmen Sie sich am Vorabend oder morgens kurz Zeit, um sich auf den jeweiligen Arbeitsort und die dort anstehenden Aufgaben mental einzustellen. Welche Interaktionen erwarten Sie im Büro? Welche Fokusaufgaben stehen im Homeoffice an?

Umgang mit Ablenkungen: Konzentration bewahren

Ablenkungen lauern überall – im Homeoffice ebenso wie im Büro. Entscheidend ist, wie man damit umgeht.

• Im Homeoffice: Die größten Ablenkungsquellen sind oft der Haushalt, Familienmitglieder oder private Anrufe. Schaffen Sie einen möglichst störungsfreien Arbeitsbereich. Kommunizieren Sie Ihre Arbeitszeiten und Fokusphasen klar an Ihre Familie oder Mitbewohner. Nutzen Sie Kopfhörer, um Umgebungsgeräusche auszublenden. Deaktivieren Sie private Benachrichtigungen auf Ihrem Arbeitsgerät.
• Im Büro: Hier sind es oft laute Kollegen, unerwartete Besprechungen oder der allgemeine Geräuschpegel. Auch hier können Noise-Cancelling-Kopfhörer helfen. Signalisieren Sie, wenn Sie ungestört arbeiten möchten (z.B. durch ein „Bitte nicht stören“-Schild oder einen entsprechenden Status im Chat-Tool). Blocken Sie Fokuszeiten im Kalender, die auch für Kollegen sichtbar sind.

Fazit: Produktivität ist planbar und erlernbar

Maximale Produktivität im hybriden Arbeitsmodell ist kein Zufall, sondern das Ergebnis bewusster Planung, guter Selbstorganisation und der Anwendung passender Strategien. Indem Sie die Stärken jedes Standortes nutzen, Ihre Zeit effektiv managen, hilfreiche Routinen etablieren und Ablenkungen minimieren, können Sie sicherstellen, dass Sie an beiden Orten Ihr volles Potenzial entfalten.

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